Manajemen Organisasi Proyek

     Manajemen Organisasi

Organisasi tentunya memiliki sistem pengaturan yang disebut manajemen, dimana didalamnya terdapat beberapa fungsi – fungsi penting yang terkait erat satu dengan lainnya. Suatu organinasi akan mengalami kemajuan yang pesat apabila fungsi-fungsi manajemennya dapat diberdayakan secara optimal.  Adapun fungsi-fungsi manajemen tersebut antara lain:

1.        Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan fungsi dasar manajemen karena dapat digunakan sebagai pedoman untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan perlu dirinci lebih lanjut dengan menyusun rencana kerja dan penjadwalan (scheduling). Perencana struktur proyek A dimisalkan adalah oleh TTW Indonesia. Perencana arsitektur oleh Ilcolnarchitech. Dalam pembuatan suatu perencanaan struktur dipengaruhi oleh beberapa faktor.  Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan antara lain:

a.         Ketersediaan tenaga kerja dengan jumlah, keterampilan, keahlian, mutu serta pasaran harganya upah.

b.        Ketersediaan materi bahan bangunan yang dibutuhkan dengan memperhatikan jumlah, mutu, harga, dan pengangkutan sampai di lokasi proyek.

c.         Pengadaan modal kas dan modal kerja serta penggunaannya secara tepat dan hemat.

d.        Ketersediaan peralatan pembangunan proyek baik milik perusahaan sendiri maupun disewa dari pihak lain.

2.        Pengorganisasian (Organizing)

Kegiatan pengorganisasian merupakan kegiatan penyusunan dan pengaturan sistem kerja antara unsur-unsur pelaksana bangunan, dimana masing-masing memiliki tugas dan kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. Setiap personil diharapkan mampu bekerja maksimal sesuai dengan kapabilitasnya. Dalam organisasi yang bersangkutan juga diusahakan adanya pengaturan hubungan vertikal dan horisontal yang harmonis sehingga menjamin terciptanya suatu team work yang kompak dan mantap.

3.        Penyediaan Staf (Staffing)

Dengan tersusunnya skema organisasi proyek, akan memudahkan pemimpin/manajer proyek untuk pemilihan orang-orang yang tepat dan cakap untuk menempati posisi yang ada dalam organisasi tersebut sesuai dengan  keahliannya masing-masing. Hal ini penting untuk menjamin dilaksanakannya rencana serta kegiatan yang sudah digariskan melalui perencanaan dan struktur organisasi yang baik. Sesuai dengan organisasi yang telah dibentuk, PT. A selaku kontraktor menyediakan staf-staf dilapangan untuk menempati posisi yang tepat berdasarkan keahliannya masing-masing.

4.        Pengarahan (Directing)

Tahap pengarahan ini meliputi kegiatan pembinaan dan kepemimpinan yang dilaksanakan oleh atasan kepada bawahannya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengadakan komunikasi timbal balik yang lancar antara atasan dan bawahan dan adanya unsur partisipasi dalam memecahkan suatu masalah dan pengambilan keputusan. Fungsi pengarahan ini bertujuan agar bawahan benar-benar mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya dengan benar, sehingga pada akhirnya diharapkan tercipta hubungan yang harmonis antara komponen-komponen pelaksana. Pada proyek pembangunan Australian International School, proses pengarahan dilakukan pada penyerahan tugas dari Pimpinan Perusahaan kepada Project Manager. Pengarahan berisi urutan kegiatan yang akan dilakukan beserta waktu di mulai dan batas akhir pekerjaan itu. Selanjutnya Project Manager memberikan pengarahan kepada para pelaksana tentang urutan kegiatan yang harus dilaksanakan pada masing-masing proyek. Pelaksana dilapangan pada proyek pembangunan Australian International School terbagi atas project manager, site manager, pelaksana, adiministrasi, drafter, quantity surveyor, logistik, surveyor. Selanjutnya para pelaksana lapangan yang sesuai dengan bidang masing – masing memberikan pengarahan kepada mandor dan para teknisi proyek. Selanjutnya para mandor memberikan pengarahan kepada para pekerja dan tukang selama pekerjaan berlangsung serta adanya pengawasan langsung dari pihak pelaksana dan pihak pengawas. Permasalahan-permasalahan yang ditemui oleh mandor selama pekerjaan berlangsung dapat langsung ditanyakan kepada pihak pelaksana.

5.        Koordinasi

Berupa koordinasi antara unsur-unsur yang terlibat di dalam proses realisasi proyek seperti pemilik (owner), kontraktor, dan konsultan (baik pengawas maupun pelaksana) yang diwujudkan dalam bentuk pertemuan berkala (site meeting) yang akan membicarakan dan mengatasi segala permasalahan yang timbul selama proses pelaksanaan proyek serta merumuskan cara-cara mengatasinya untuk mendapatkan hasil yang optimal

6.        Pengawasan

Merupakan suatu proses penilaian selama pelaksanaan kegiatan dengan tujuan agar hasil pekerjaan sesuai dengan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan Rencana Waktu (time schedule) yang telah ditetapkan dengan memperkecil kesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. Pengawasan dimaksudkan untuk menjamin pelaksanaan proyek sesuai dengan ketentuan dalam Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan rencana waktu (time schedulle) yang telah ditetapkan. Pada proyek pembangunan Australian International School ini, pengawasan dilakukan dari kedua belah pihak secara berkala yaitu oleh pihak owner dan pengawasan yang dilakukan oleh kontraktor itu sendiri. Pengawasan pada proyek pembangunan A dilakukan oleh semua pihak yaitu:

·         Pemilik proyek: Pengawasan dari pemilik proyek dalam hal ini wakilkan oleh owner representative. Pengawasan segi struktur, artsitektur, pengawasan terhadap kualitas dan kuantitas perkerjaan, pengawasan administrasi dan waktu pelaksanaan, ini bertujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa apa yang akan diterimanya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki atau dengan kata lain telah sesuai dengan ketentuan dalam rencana kerja

·         Konsultan pengawas: Pengawasan terhadap bahan/material, pengawasan terhadap waktu pelaksanaan, pengawasan terhadap mutu pelaksanaan, bertujuan untuk menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan proyek dan menjaga syarat teknis perkerjaan.

·         Kontraktor : Pengawasan pihak kontraktor menitikberatkan pada pencapaian mutu sesuai persyaratan teknis dengan penyelesaian perkerjaan tepat waktu dengan biaya yang seekonomis mungkin. Pengawasan oleh kontraktor diharapkan dapat memenuhi syarat dalam kontrak dan berusaha menghindari denda keterlambatan.